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会议安全策划

发布时间:2015-10-19 作者:guoxd 标签:[策划]

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开会时出现问题该找谁?

       策划会议时有诸多的紧迫任务,比如寻找价位适中的会议场所、选择食物、通知与会者会议日程等。而会场应对突发事件的准备情况以及安全状况则往往被忽略,无人问及。那么,发生下列情况该如何处理呢:你的液晶投影仪在会议室内被盗或者一名与会者在会议途中摔倒?很明显,此时你需要知道该会议场所的安全结构。在和该场所的代表初次讨论时,请不要忘了询问安全问题和应急反应问题。你可能会大吃一惊:不同的会议场所的安全结构五花八门,各不相同。比如,大型场所(宾馆,会议中心)通常设有保安科,有一名执勤人员和若干通过认证、可担当救急第一人的大堂经理。但是在规模较小,位置偏僻的会议场馆内内可能不存在上述部门或人员。
你需要注意以下问题:
在会议期间,那些训练有素的“救急第一人”是否在会议场馆内执勤?
该场馆是否有特定的部门(或程序)处理被盗物品?
是否有发生紧急情况或者安全问题时的联系点?
你要熟悉“大堂经理”(Manager on Duty, “MOD”)这个词。在很多宾馆内,出现紧急情况和安全问题时,这里会是你的联系点。
根据会议的规模和性质,确定适合会议现场的安全级别和应急备战级别。在郊区举行的一个小型金融会议(100人以下)和在大城市的市中心举行的一场3000人的运动会两者的安全需要是不同的。如果你感到安全覆盖面不够,可以和场馆人员讨论是否能雇佣临时保安或者应急人员。你会发现该场馆愿意承担这项费用,以便赢得这笔生意。
预先把该问的问题问清楚,那么出现紧急情况或者安全问题时,你就会知道该怎样做、该联系谁,保证会议顺利、成功地举行。

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如果你正在筹划一场会议,会议地点远离你所熟悉的自家办公楼,那么你会面临各种各样的问题。应该考虑的问题之一是安全。安全不仅指个人保护,安全还包括会场人员应该知道的医务知识和其他细节。
这篇文章不可能为你一一解答所有的问题,也不可能告诉你这些额外安全措施会花去多大的成本。本文会让你思考举行会议的某些方面,鼓励你和现场会议策划人员开诚布公地讨论你所担心的问题。
普通的安全问题
现场的筹划人员应该能够提供给你消防信息,比如火灾疏散通道和紧急医疗救助信息。这些信息都是作为公司的联络人员要具备、了解的。一旦你决定在某个场馆举行这次会议,你应该安排一次实地考察,让现场的筹划人员带你看看会议室的地点,指给你公用电话、安全出口、楼梯和疏散通道的位置。很明显,一旦发生事故,场馆员工会帮助疏导与会人员,不过最好你本人能对这些信息了然于胸。
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有的会议场所聘用了会议策划人员。选择这些会场的好处之一是,策划人员希望了解与会人员和会议本身的种种问题。策划人员会和你讨论这些细节,帮你谋划解决你所担心的那些问题。和他们讨论时,切记要包括以下的问题:
你是否邀请受众人瞩目的宾客与会,比如名人、贵宾和其他交际名流;
是否有特殊客人需要保安陪同;
宾客之中是否有人有健康问题,且会场需要知道这一情况;
该会议是否是富有争议的-是否可能引发政治或者宗教骚乱;
你是否担心会有人宣称自己是应邀的与会人员,实际情况却并非如此;
是否有与会人员的朋友或家人对与会人员造成危险(比如围追与会人员或者骚扰该与会人员);
本次会议/活动是否是秘密的,是你不想让别人知道的;
你是否担心会有纠察员出现或者会有人抗议本会的召开;
你是否担心可能会有人偷窃或者破坏贵重器材或者私人材料。

会议/活动的安全类型
在考虑过上述问题后,现在你要决定是否需要特殊的安全措施。一天的会议结束后大部分会议场所会锁好会议室,而且不论你在客房内还是外出,你都可以锁好你的房门。尽管如此,因为某位特殊宾客或者因为本次会议的性质,你还必须要考虑是否应该采用额外的安全措施。你需要考虑的安全措施包括:
为每位与会者制作身份证件;
保安人员穿制服还是便装;
保镖;
会前安全检查;
处理拥挤问题的专门人员;
个人保护装置;
为某些与会者制作双向对讲机;
夜间器材看护;
身份确认;
门口监视器;
安全摄像头。
希望你永远不会为上述问题担心。重要的是你要和现场的策划人员讨论这些问题,表达你对与会人员、对本次会议/活动或者会场本身的担心。你至少要记住这几点:
只有当现场策划人员知道你所担心的问题时,他们才会提供帮助或者建议。
与策划人员保持频繁的联系,在活动之前或活动进行之中出现问题时,尽快提供给他们最新的信息。
询问策划人员与会者的房间号码,以免紧急情况出现时,你联系不到在客房的与会者。
如果你的宾客有健康问题,需要服药,你一定要知道问题是什么(如果他们愿意告诉你的话),问一下与会者在出现问题时需要什么,这样你就可以在必要的时候提供给他们。
最后,记住这些仅仅是在你策划会议时需要考虑的方面。一个精心筹划的会议或者活动通常会顺利进行。如果你正在读这篇文章、正在思考这些问题,那么你就走对了路,你就有可能策划一次井井有条的活动。

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本文标题:会议安全策划
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