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国际会议的策划

发布时间:2015-08-28 作者:guoxd 标签:[策划]

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       每一个国际会议都是一个系统工程,只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异。从邻近各国,甚至世界各地,调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际雠已属不易。会议中,既要使代表们能开诚布公,畅所欲言,又要使会议的高座雄辩中保持一致,善始善终,更费周折。何况 国际会议的与会者都有一定的身份,不是专家教授,便是社会贤达;不是商贾巨富,便是部长大臣。如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响,使组织者感到尬尴,使代表们感到遗憾。
       国际会议还是个跨行业、跨部门的工作,从外事到旅游,无不一一涉及。它必须有许多单位的密切配合与合作,层层负责,环环扣紧,才能事竟于成。进行这样的系统工程,如不事先预作周密的策划,而是“跟着感觉去走”,走一步看一步,就难保不出问题。对国际会议要预做认真策划的目的是:
       一、有条不紊地进行工作。有了策划,什么时间完成什么,完成到什么程度,由谁来完成,便心中有数,可以避免盲目性和随意性,加强时间观念。
       二、预见可能遇到的困难。未雨绸缪。策划即使不能防止意外险阻的出现,至少能使人处变不惊,增加工作的主动性。
       三、对各种需要做出估计。兵马未动,粮草先行。国际会议需要充分的人力、物力和财力支持。有了规划才能估计到各种需要的种类、数量和出现的时间,预做准备,防患于未然。 国际会议的组织者理所当然地要认真进行策划,其他与会人士虽不直接从事策划,但熟悉一下国际会议的形成和内中的问题,也定会有所裨益。
       策划国际会议需要注意:
       一、及早动手。通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始。策划是个渐进的过程。在构思和酝酿阶段中,策划的雏形实际上也在形成,只是待筹备进行到一定阶段时,人们要求看到工作设想和实施方案,正式的策划才破茧而出。经验表明,策划宜早不宜迟,原因是需要留出讨论、修改和审批的充分时间。
        二、全面考虑。国际会议的准备工作涉及方方面面,需考虑周详,避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来;如时间选择不当,正值寒冬或酷暑,就会使用权与会者叫苦不迭;如会场未选合适,会议服务跟不上来,就会使会议陷于停顿。智者千虑必有一失,虽不应对策划者求全责备,但策划者也决不能因此而放松努力。特别要抓紧关键环节,避免出现大的闪失?
       三、订出落实的时间表。为了保证策划能按时实施,必须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检查的依据,也是掌握进度,调整快慢的准绳。经验证明,掌握以下两个环节是关键:
       1.会议请柬发出的时间;
       2.代表抵达和签到的时间。
       会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志。很难设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费确定和落实之前,就发出请柬。代表的顺利抵达和签到则是会前准备已经全部就绪,会议即将开始实质性活动的另一重要标志。因此,如能科学地确定发出请柬和代表报到的时间,并认真予以执行,其他准备工作便可一一带动。
       四、借助他山之石。对于我们许多人来说,国际会议还是一个相对的新事物。我们的知识有限,经验不足,应当求助于国内外的先行者,汲取他们的经验教训,结合本行业、本部门、本会议的特点,加以具体策划。别人的总结、规划、报告都有参考价值,可以借来一阅。有时,“与君一席谈胜读十年书”,也不妨一试。
       对策划国际会议的目的和注意事项有了基本了解之后,我们就可以就策划中经常遇到的问题做进一步探讨。
       一、会议宗旨
       所谓会议宗旨就是指举办某一特定国际会议的目标。对此,会议的主办者都会准确和简明的语言加以阐明。例如1981年在墨西哥举行的坎昆首脑会议的主要目的便是:“通过国际元首和政府首脑,对全球谈判和其他讲台上关于国际经济合作的其他努力,获得认识上的真正一致,并给予积极的政治推动,以促进全球谈判达成协议。”从这段文字里,我们至少可以看出三层意思:
(一)与会者的层次:国际元首和政府首脑;
(二)目的:促进全球谈判达成协议;
(三)手段:对全球谈判和其他讲台上关于经济合作的其他努力,获得认识的真正一致,并给予积极的政治推动。
       被邀请者应当根据会议宗旨决定是否与会、与会的积极程度以及自己的方针策略。某些会议的宗旨可能有悖于被邀请者的立场和主张。例如,一些西方人士就不赞成不结盟的原则,甚至认为不结盟是不道德的行为。持此种态度者便不会出席讨论以肯定不结盟原则为宗旨的国际会议。如果去了,也是为了去唱反调。同时,某些国际会议的必发起者也会订立他人难以接受的会议宗旨使许多人望而却步。
       世界上的事情是复杂的。许多时候,公布的会议宗旨不一定能全部反映发起者的意图。不少国家、机构和人士在举办国际会议时都有自己另外的不便明讲但并非不正当的目的–宣传自己,扩大影响,收集信息。这些考虑,如不过分,不足为奇。因为几乎毫无例外,谁都想通过举办国际会议获得某种好处。因此,要清楚了解发起者、组织者、赞助者的背景,以便准确判断,哪些弦外之音属正常做法,哪些是离弦走板。
       有的国际会议旨在处理当前的紧迫问题–日元升值、股市暴涨、边界冲突、民族纠纷、难民潮、毒品过境等。这种会议往往引人注目,成为头条新闻。某些会议的主要目的不在立即解决什么问题,而在于创造和解气氛。会议能把敌对方面带到会议桌上来,本身便是国际社会的胜利。近年来,围绕柬埔寨、中东、前南斯拉夫问题而举行的国际会议便是例证。更多的国际会议,既不是为了解决问题,也不是为了创造气氛,而是为了实现国际交流,包括学术研讨、人才培训、业务洽谈等。此种会议往往具有气氛和谐和进行平顺的特点,其目的不在取得共同的结论,而是重在切磋争鸣。此外,还有一种为庆祝、纪念某一历史性事件或嘉奖某一突出贡献而举行的国际会议。这种会议常伴随庆典仪式并同学术讨论相结合。
       国际会议的策划者必须明确自己的会议宗旨。这种宗旨可以反映于文字上,也可以隐蔽于具体做法背后。策划者据此确定会议的进行方式。
       二、会议名称
       我们每个人都有一个姓名–张三、李四、彼得、约翰。国际会议成千上万,也各有名称,以示区别。人的姓氏取自山川树木、飞禽走兽、职业工种、册封官衔。国际会议则可以得名于:
(一)所属国际机构的名称,如联合国大会、国际红十字大会、各国议会联盟大会、扶轮国际大会;
(二)与会国所属的集团,如西方七国首脑会议、世界穆斯林大会、欧佩克(石油输出国组织)部长级会议、英联邦政府首脑会议;
(三)与会国所在的地区,如泛美会议、非洲国家首脑会议、亚太区域和平会议、欧洲安全和合作会议;
(四)举行会议的地点,如旧金山会议、万隆会议、布雷顿森林会议、达沃斯世界经济论坛;
(五)所属专业或职业,如世界林业会议、联合国海洋法会议、国际敦煌学术会议、亚洲胸外科医生会议;
(六)突出的国际问题,如联合国最不发达国家会议、世界人口会议、柬埔寨巴黎国际会议、关于裁军问题的特别联大;
(七)社会主张或政治运动,如世界反对各族隔离行动大会、亚非人民团结大会、世界佛教徒大会、国际社会常代表大会。
       为了使用上的方便,国际会议常用简称。为此,需查核会议的全称,以确定何所指。如“日内瓦会议”便不计其数。假若不加以限定,就无法使人对号入座。我国在50年代中期就参加过两次日内瓦会议。一次是1954年关于朝鲜和印支问题的日内瓦会议,另一次是1955年关于老挝问题的日内瓦会议。国际机构召开的常会、例会通常都排以序号,以表明会议的顺序并便于辨别。例如,第X届特别联大、第X届不结盟国家和政府首脑会议、太平洋经济合作会议第X届国际大会等。除序数外,人们还经常在常会、例会的名称上标明会议的主题。例如,在“第一届特别联大”前又冠以“关于巴勒斯坦问题”的字样,形成意思更为完整的“关于巴勒斯坦问题的第一届特别联大”。
       国际会议的名称应力求简短、易读、易记。以为把名称叫得越复杂便函显得越重要的认识是没有根据的。至少从公关的角度来看是不可取的。举例,称“亚太合作国际会议”便足矣。如取名“亚太合作国际会议:日、美、中新兴工业经济及东盟的作用”便嫌繁冗了。
       三、会议主题
       我们写文章时总要定个题名,把文章主要内容画龙点睛地勾画出来。同样,一次国际会议审议的实质问题也应通过会议主题概括出来,并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感。
       确定会议主题,使之精确、简明、有号召力、引人注目,是要费一番思索的。譬如说,我们要举办一次关于东北亚问题的国际研讨会。为了使它具有时代气息,人们开始时选用“对东北亚发展前景的瞻望”为主题。嗣后有人建议同2000年挂钩以便更有号召力,于是改为“走向2000年的东北亚”。但也有人认为不如用“2000年之交的东北亚”,可把时间跨度拉大些。又有人说,用“二十一世纪”比“2000年”口号更响亮。但有人争辨说“二十一世纪”长达百年,时间跨度又嫌过长。最后,众人达成协议,采用了众议的“走向二十一世纪的东北亚”为主题。可见确定一个会议主题有时颇费周折,需要集思广益。
       有时,在主题外还另加副题。副题用以进一步补充和说明主题。例如,联合国亚太经社会北京年会的主题是“区域经济合作”,但“区域经济合作”的领域很广。为了便于讨论,又加上副题“前景、优先事项和政策选择”,使主题范围集中一些。这就形成了一个“主题+副题”的程式:“亚太经济社会的区域经济合作:前景、优先事项和政策选择”。同样,上面提到的“走向二十一世纪的东北亚”也可以“经济和技术合作”等为副题,使讨论更加集中。
       会议东道国倾向于确定对自己有利的主题,但也应注意吸纳他人意见,取得多数支持,避免借地主之便强加于人。
       四、会议的层次
       国际会议都有一定的层次。凡是战争、和平、领土、边界等重大政治问题以及有关商贸、科技、文教等的条约及协定都需召开政府间会议来讨论。于是产生了按照与会的政府领导人的身份高低划分的国际会议,如首脑会议、部长级会议、高级官员会议等。有些问题虽不涉及整个国家利益,但也须由拥有实力和影响的权威人士来解决。于是有了所长、行长、董事长、总经理级的国际会议。出席会议的代表可以携带级别低一点的助手,作为副代表、助理代表、顾问、专家与会,但他本人的身份必须符合会议的要求。由此可见,国际会议的层次实际上取决于正代表的身份。这种身份可以由该代表的官阶、职称反映出来,也可以由其社会声望、政治影响、学术地位、艺术水准面体现。
       当然,国际间也有许多平民大众的会议。这些“草根”级的会议在推动人民间的相互了解、友好、交流也发挥了十分重要的作用,因此不可因为它们属于“下层”而受到轻视。但在等级社会里,论资排辈,以权势取人仍是通行的做法。习惯难以打破,而属于不同层次的人彼此间也不无隔阂。某些大人物可能不屑于同下层次的人士或低于自己的人同坐在一张会议桌上。因身份不同而拒绝与会的事情并不少见。而有些清高的民间人士也不见得愿意同权势者“合谋”。因此,从实际出发,在国际出发,在国际会议中,划分不同的层次,予以分别对待,看来是必要的。
       一般地讲,国际会议都是同一层次的人的聚首。有时与会者的身份可以稍有差异,但不能相差太远。部长级的会议须由正、副、助理部长参加。如规定是副部长级的会议,派去正部长就显示派出国家的特别重视,代表在会议中会备受尊敬。如派去助理部长,则在排名时次序就要靠后。如派出低于助理部长的官员为代表就显得异常,可能会受到拒绝或冷落。外交上颇讲身份、地位、级别的对等。这种对等观念也常常反映于国际会议中。
       所谓层次并不一定指的都是官阶。举行一次银行巨头或财政部长的国际会议,受重视的程度不亚于国家元首。这些掌握了国家经济、财政实权的人物住的是总统套间,外出时警车开道,会见者是总统、议长,讲话是头条新闻。皇亲国戚所受的隆重接待也不能用职位来衡量。杰出的政治活动家、知名科学家和文坛 巨星的国际性集会也会引起轰动。可见,与会者的权势和知名度大小也是层次。
       越是层次高的国际会议,接待规格也越高。为了一次首脑级的国际会议或是一次有重大影响的国际会议,有的国家甚至不惜工本,大兴土木,盖起大厦,准备工作也由国家领导人亲自抓。在财政预算、力量配备、动员程度上都可看出规格的不同。
       在同一层次的会议中,对小国的与会者接待规格也应因人而异。高层次的人士低规格接待,或低层次人士高规格接待,都是不妥的。通常对代表团团长和团员,对正式代表和观察员,对与会者和工作人员,待遇均不同。例如,所在国领导人可能仅接见代表团团长,会上发言权仅给正式代表,招待会仅邀请列入代表名单的与会者等。
       五、会议日期
       确定国际会议的日期要经过仔细斟酌。不可能满足每个国家和每个代表的要求。你忙时,他闲着,难有共同的时间。从理论上讲,会议日期应适应多数与会者的方便。实际上,会议的发起人、组织者、东道国往往有较大的发言权。对其中任何一方不便的日期都难以通过。
经验证明,日期的确定也有禁忌。国际会议最好能避开:
(一)会议所在国的重大节日或国事活动,如国庆、国丧、大选、世族纪念日等。每逢重大节日或国事活动时,所在国的政府和人民注意力都已转移,此时举行国际会议,对与会者很可能“招待不周”,甚至会被冷落。国际会议还可能遇到突发事件,如政变、动乱、罢工和自然灾害等。在发现突发事件苗头时,国际会议的策划者往往另择地点,以免给自己带来麻烦。如在会议的前夕发生此类事件,临时改期或易地举行是常有之事。
(二)会议所在国的旅游季节。旅游季节人潮如海,交通拥挤,旅馆难订,供应紧张,国际会议没有必要凑这个热闹。即使有的国际会议是冲着旅游胜地而去的,也要避开遮天盖地、应接不暇的旅游旺季。
(三)会议所在国过冷或过热的季节。人们都喜欢在春暖花开或秋高气爽的季节里举行国际会议。寒冬腊月在莫斯科开会,或是酷暑时节在新德里聚首,都会令人望而生畏。
(四)与会者的宗教或民族节日。国际会议的参加者常有不同的宗教信仰,有的人还十分执著。穆斯林每年均有斋月。斋月期间,天黑之前不能进食。在此期间,否认是在穆斯林国家举行国际会议,还是与会者中有部分穆斯林国家的代表,大家都会感到不便,甚至可能影响到会议的进程。因此,确定国际会议日期时躲开斋月,是许多人都会注意的。西方人士十分重视圣诞节,虽然它的宗教意义已不十分重大。因此,每年十二月未至元旦之后,西方人士均不愿举行国际会议,而且几乎是雷打不动,连许多非基督徒也只好让步。可惜东方国家没有一个共同节日,所以很容易被“分而治之”。好在东亚各国还有一个农历(阴历)新年。他们也应当享受自己的权利。正月初一开国际会议定会使中国人感到十分扫兴。过年时节开会,听起来似乎不近情理,但也确有此事。
(五)其它同时举行的重要国际会议或活动。国际会议在同一地点同时举行,毫不奇怪。有时在同一旅馆里,二三个国际会议同时召开。在策划重大国际会议时,应避免同其他重要会议同时举行。两个重要国际会议同时抢占头条新闻,只能彼此冲淡。更不要自讨没趣去同盛大的国际活动争时间。奥运会期间,大概还会有人在洛杉矶、汉城或巴塞罗那举行同奥运会无关的重要国际会议。
确定国际会议日期,事先要考虑周密,决定后不要轻易更改。特别是在邀请信发出后,准备与会的代表均已把赴会的时间留出。如此时更改时间会给许多人带来不便,甚至使部分人取消赴会打算。如确需更改,要表示歉意,申明理由,及早通知,以挽回影响。
更改会议日期有两种可能。一种是延期,另一种是取消会议。确定新的会议日期尤要谨慎,防止一改再改。取消原定的会议更是忌讳。如因不可抗拒的突发事件所致,还情有可原,如由于发起人或组织者事先考虑不当或内部纷争,造成财源中断,反对派阻挠,合作者撤出或自己改变初衷,当事人的威望便会受损。
       六、会议地点
       国际会议地点的选择也有一套学问。一般地讲,会议策划者倾向于选择交通便利、环境优雅、设施齐全、活动方便的地点为会址。但理想和实际常有距离,选择时须做仔细的调查研究。选择的内容大体上有三个方面:
       一、国家的选择。国际会议的策划者在选择某个国家作为会议东道国时往往面临以下问题:
1.有没有国家愿意承办?并非所有的国家对所有的问题都同样感兴趣。不同的国家有不同的侧重。北欧国家对环境问题兴趣更浓,日本热衷于人力资源开发,而发展中国家更关心改变经济落后。因此,要找到若干个对某一主题都感兴趣的国家以便从中选择,实非易事。
2.是否所有国家的与会者都愿前去?有些 国家为打开关系、树立形象,往往愿意承办国际会议,但有的可能因内外政策而声名狼藉,有的因外界刻意渲染而形象欠佳,有的则因敌手的造谣中伤而蒙受污损。许多代表,慑于国内外舆论,对在此类国家举行国际会议都会有保留意见或取反对立场。
3.是否具备承办国际会议的条件?有些国家、有意承办国际会议,对外形象也较好,但经济落后,基础设施陈旧,甚至可能社会动荡,安全难有保证。这样的国家往往也被排除在考虑之外。筹措不到充分经费也会使人知难而退。
4.选择时关系能否摆平?即使以上三点都条件具备,国际会议的策划者有时也面临难以处理的竞争关系。不同的利益集团、地理区域和国家常常为争夺一个重要的国际会议而打破了头。如果你把承办权交给了发达国家,发展中国家可能不悦;交给了拉美,亚洲可能皱眉;交给了伊拉克,伊朗可能强烈不满。
从以上四点看来,国际会议的策划者在确定去哪个国家开会时,选择余地是较小的。这的确是难为他们了。
       二、城市的选择。如果说国家的选择更多地考虑了政治因素,那么国际会议的策划者在选择城市时,更多地注重城市的自然环境、物质条件及人文状况。这是为了保证会议能在尽可能优美、宽松、便利的环境中举行。策划者关心的焦点是:
1.拟议中的城市同外界的交通通讯条件,譬如说是否有较多的航线和航班。因为国外的与会者绝大多数是乘坐飞机进出国境的。如航线多、航班密,旅客的选择余地就大,受滞阻的危险就小。同国外的电话、传真联系是否畅通,以便在会议期间与派出国保持正常联系,也是策划者应该关心的。
2.该城市基础设施的健全程度。这是指水、电供应是否充足,市内交通是否方便等。没有这些基本保证,工作和生活都必然要受影响。
3.该城市的卫生、安全状况。考虑这些问题是为了保障与会者的健康和人身安全。一个污染严重、疫病流行、暴力充斥、冲突迭起的城市是难以入选的。
这些条件在现代化大都市一般都有保证,中小城市则难以确定。对发展中国家来说,它们尤需作出更大的努力,为吸引国际会议到本国举行创造条件。较为先进的发展中国家也把国际会议看作有高附加值的产业,借以推动本国经济繁荣。
国际会议也有相对集中于少数城市的趋势。据统计,每年在纽约举行的国际会议约4000个,日内瓦、布鲁塞尔和维也纳仅次于纽约。这些城市能吸引如此众多的国际会议,除城市的优越条件外,还因它们是国际机构总部比较集中的地方,拥有比较齐全的会议设施和比较出色的会议服务。在亚太地区,曼谷之成为国际会议中心城市也与此有关。
       某些特殊的考虑也会使策划者舍条件优越的大城市而取条件适当的中小城市,甚至穷乡僻壤。例如:
       1.为了结合考察和研究而选择与会议主题有密切关系的地方。关于最不发达国家的会议就可能选在某个最不发达国家举行。关于沙漠化的研讨会就会选在离沙漠不远的中小城市或建有沙漠研究中心的地方举行。
       2.出于安全和保密的考虑也会使策划者选择某个远离城市,便于控制和管理的地点举行会议。1993年亚太经合组织的领导人非正式会议便选在西雅图13公里外一个名叫“布莱克”的偏远小岛举行。首脑会议找偏远处召开,在历史上不乏其例。
       3.为了使与会者能集中精力于会议,提高工作效率,一些会议也选在僻静的去处举行,以避开喧闹、繁华的城市。它可能是山林中或海边的一个庄园或别墅。
       三、旅馆的选择。许多国际会议租用旅馆、饭店举行。国际会议的策划者对于旅馆的选择往往是比较挑剔的。特别是重要的国际会议,许多大旅馆都竞相招揽。这不仅是鉴于经济效益,更是为了提高声誉。如此便给予策划者较大的选择余地旅馆所在的地段是否适中,服务质量高低,会议设施优劣,有无举办国际会议经验,都是策划者所要考虑的。当然,遇到旅游季节,卖给方市场占优时,国际会议策划者也会有求于人。以地段的选择为例,1992年联合国某机构在北京举行年会,中国方面提出了几家旅馆供对方选择。最后,对方还是选中了国贸中心,其主要考虑之一是,国贸中心的位置在市内中心地带,离使馆区近,购物方便,附近还有建国饭店、京伦饭店等高档旅馆可供与会者选用。
       谈到服务质量,人们常常想到服务员的待客态度和勤快程度。这两者固然重要,但也不能忽视工作台的规范化和外语训练问题。所谓规范化就是服务要符合一定的规程,不能自搞一套。譬如说,客人在房间里时,服务员就应少去打扰。如果一会儿进去问暖,一会儿进去问寒,表面上看很热情,客人却会感到不胜其烦。至于外语,它也应是涉外饭店服务员的基本功。如果客人只能用打手势和服务员沟通,应付感到十分不便。国际会议的先遣人员只要在这样的饭店里住上一二天,可能就会从候选名单上把这个饭店勾掉。

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